Acceso y ocupación
El área de acceso y ocupación garantiza que cada paciente pueda contactar, reservar y ser atendido sin fricción y sin saturar al equipo. TRABEM FLEX atiende llamadas y WhatsApp de forma automática, gestiona la agenda, recupera llamadas perdidas y rellena los huecos desde la lista de espera — escalando al equipo humano solo lo que lo requiere.
Los problemas que resuelve
- Llamadas sin atender en horas pico
- Huecos de agenda que nadie rellena
- Cancelaciones de última hora sin recuperación
- Equipo de admisión saturado por gestiones repetitivas
- Pacientes que no consiguen contactar y prueban en otro centro
- Listas de espera que no se activan
Capacidades
Atiende cada llamada al instante, identifica al paciente contra el HIS, resuelve la gestión o la deriva con contexto. También llama: confirmaciones, recuperación de llamadas perdidas y avisos.
Reserva, cambio y cancelación de citas resueltos en la conversación, con las reglas del centro aplicadas y la agenda actualizada al momento.
Mensajes individuales disparados por cada cita — no campañas — por el canal correcto y en el momento correcto.
Cada hueco liberado se ofrece automáticamente a pacientes compatibles; el primero que confirma se queda la cita.
Las cancelaciones activan el relleno del hueco y la reprogramación del paciente que canceló.
Pacientes pendientes de cita o con tratamientos sin cerrar reciben el contacto adecuado para volver a la agenda.
Cómo funciona en la práctica
Relleno automático de huecos
Cuando se produce una cancelación, la plataforma identifica pacientes compatibles, contacta por WhatsApp o teléfono y asigna el hueco al primero que confirma.
Llamada perdida recuperada
Si una llamada no puede atenderse, la plataforma devuelve la llamada o contacta por WhatsApp para resolver la gestión pendiente.
Qué cambia en la operación
Más pacientes atendidos con el mismo equipo, menos llamadas perdidas, agendas mejor ocupadas y menos trabajo administrativo repetitivo. En centros en producción, los no-shows han pasado del 23–25% al 9–10% y la plataforma absorbe aproximadamente el 90% de las llamadas, con un coste por cita recuperada inferior a 1 €.
Preguntas frecuentes
¿Sustituye a la centralita o a admisión?
No: los descarga. La plataforma absorbe el volumen repetitivo y escala a las personas los casos que requieren criterio, con todo el contexto de la conversación.
¿Qué pasa si la plataforma no puede resolver una petición?
La deriva al equipo con la conversación y los datos ya preparados. No improvisa respuestas clínicas ni actúa fuera de las reglas definidas por el centro.
¿Funciona con varias agendas y servicios?
Sí. Enruta cada petición al servicio y la agenda correspondientes, aplicando las reglas de cada uno — incluidos pagadores distintos.
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